Un impayé ne se traite pas avec une formule automatique. Avant d’envoyer un courrier ou de saisir le juge, le syndic doit pouvoir expliquer l’origine de chaque somme, sa date d’exigibilité, la décision qui la fonde et les démarches déjà accomplies.
Dans cet article
Le syndic peut engager une procédure pour récupérer les provisions et arriérés fixés par la copropriété sans demander une nouvelle autorisation spéciale à l’assemblée. Cela ne dispense pas de vérifier le décompte, les décisions, la prescription et les règles de procédure.
Le parcours en cinq étapes
Reconstituer appels, paiements, soldes et dates.
Relier chaque somme au budget ou à la décision.
Adresser une demande précise et vérifiable.
Évaluer accord, conciliation ou procédure.
Suivre l’accord de paiement ou, lorsqu’une décision judiciaire existe, son exécution.
Commencer par prouver la dette
Un tableau utile sépare le fonds de roulement, la réserve, les appels extraordinaires, les intérêts, les pénalités et les frais de récupération. Il indique pour chaque ligne la décision, la clé de répartition, l’échéance, les paiements reçus et le solde. Une somme globale sans historique fragilise la compréhension et peut compliquer la procédure.
| Élément | Contrôle | Pièce |
|---|---|---|
| Appel de fonds | Montant, clé, échéance, lot | Appel et décompte individuel |
| Base | Budget ou dépense valablement décidé | Procès-verbal et statuts |
| Paiements | Aucun versement ni avoir oublié | Extraits et grand livre |
| Intérêts, pénalités et frais ajoutés à la dette | Montant, clause et calcul identifiables | Règlement et décision concernée |
| Chronologie | Date d’exigibilité de chaque ligne | Historique daté |
Checklist avant une démarche
Cochez uniquement ce que le dossier contient réellement.
Le syndic peut-il agir sans vote spécial ?
La Cour de cassation a confirmé, dans un arrêt du 18 septembre 2017 (C.17.0023.F), que le syndic peut engager une procédure pour récupérer les provisions et arriérés fixés par l’assemblée générale, sans devoir obtenir une nouvelle autorisation ou une ratification de celle-ci. Le syndic représente l’ACP et doit informer les copropriétaires des actions intentées par ou contre elle, selon les articles 3.89 et 3.92 du Code civil.
Cette autonomie concerne le recouvrement d’une dette établie. Elle ne permet pas au syndic d’inventer une pénalité, de modifier une clé de charges ou d’engager une dépense étrangère à ses pouvoirs. Son contrat doit aussi distinguer les prestations comprises dans le forfait et les prestations complémentaires rémunérées.
La mise en demeure : utile, mais pas une formule magique
Une demande écrite précise indique le créancier, le lot, le détail des sommes, les échéances, les paiements pris en compte, le délai demandé et la suite envisagée. Elle donne au copropriétaire la possibilité de payer, de proposer un plan ou de contester une ligne. Les statuts, les décisions et le Livre 5 du Code civil doivent être examinés pour déterminer la mise en demeure nécessaire dans le dossier.
Une lettre recommandée ordinaire du syndic n’interrompt pas automatiquement la prescription. L’article 2244 de l’ancien Code civil prévoit des actes précis. Une mise en demeure interruptive doit notamment provenir d’une personne autorisée, respecter la forme et contenir les mentions légales. Une citation, un commandement ou une saisie peuvent aussi produire un effet interruptif dans les conditions prévues.
Cinq ans : vérifier la nature de chaque somme
L’article 2277 de l’ancien Code civil soumet à cinq ans ce qui est payable par année ou à des termes périodiques plus courts. Dans son arrêt n° 6/2011, la Cour constitutionnelle a admis son application aux dettes périodiques de charges communes. Cela ne signifie pas que toute somme inscrite sur un compte de copropriété suit automatiquement le même délai : un appel extraordinaire, un jugement, des frais ou une autre créance peuvent demander une analyse différente.
Le point de départ et les interruptions se vérifient ligne par ligne. Une reconnaissance de dette, une action en justice ou un acte d’exécution peut changer la chronologie. La phrase « cinq ans, toujours » est donc remplacée par un contrôle documenté.
Conciliation ou justice de paix
Le juge de paix du lieu où se trouve l’immeuble est compétent pour les contestations de copropriété. La brochure officielle du SPF Justice explique également la conciliation : elle est gratuite et, si un accord est acté, celui-ci a la valeur d’un jugement. La conciliation ne doit cependant pas servir à laisser expirer un délai.
Le juge examine les pièces, la dette, les contestations et les demandes. Il peut accorder des délais dans les conditions légales. Aucune page d’information ne peut promettre une condamnation, une saisie ou un remboursement rapide.
Vente du lot : deux protections à distinguer
L’ACP dispose d’un privilège limité aux charges de l’exercice en cours et de l’exercice précédent, conformément à l’article 27, 7° de la loi hypothécaire. Ce privilège n’efface pas les créances plus anciennes, mais il ne les protège pas toutes de la même manière.
Lors de l’acte de vente, l’article 3.95 du Code civil organise aussi la retenue par le notaire des arriérés et frais visés. Si le vendeur les conteste, le notaire en avertit le syndic par recommandé dans les trois jours ouvrables suivant l’acte. Sans saisie-arrêt notifiée dans les vingt jours ouvrables suivant l’envoi de ce recommandé, le notaire peut payer le montant retenu au vendeur. Privilège et retenue sont deux mécanismes distincts.
Cas inventé : pourquoi séparer les lignes
Un lot présente 4 800 € au débit : 2 400 € de provisions périodiques récentes, 1 600 € pour un appel exceptionnel, 500 € de pénalités et 300 € de frais. Ces montants sont inventés. Le syndic ne se contente pas de réclamer 4 800 €. Il relie les provisions au budget, l’appel au procès-verbal, les pénalités à leur base, les frais aux prestations et chaque ligne à son échéance. L’analyse de la prescription et du privilège peut alors différer selon la nature et la date de chaque poste.
Si le syndic ne suit pas le dossier
Un copropriétaire peut demander un état écrit : montant, ancienneté, démarches, contestations et prochaine étape. Une absence de résultat ne prouve pas automatiquement une faute ; le débiteur peut être insolvable ou la dette contestée. En revanche, l’absence durable de suivi, de pièces ou d’information doit être examinée au regard du mandat et des décisions. Consultez le guide sur les recours en cas de litige avec le syndic.
Sources juridiques
- Code civil, Livre 3 — syndic, ACP, vente et retenue
- Ancien Code civil — articles 2244 et 2277
- Cour constitutionnelle — arrêt n° 6/2011 sur les charges périodiques
- Loi hypothécaire — privilège de l’ACP
- Cour de cassation — arrêt du 18 septembre 2017 (C.17.0023.F)
- SPF Justice — juge de paix et conciliation
Textes et sources vérifiés le 12 septembre 2026. Les montants du cas sont inventés. Cette méthode générale ne remplace pas l’analyse du décompte, des décisions, des actes qui remettent le délai de prescription à zéro (actes interruptifs) et de la situation du débiteur.
Situer cette question dans votre copropriété
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